Donc, lorsque nous mettons la main sur la perle rare, nous devons tout mettre en œuvre pour la garder, et ça commence avec l’accueil et l’intégration.
Il ne s’agit pas que de lire et
signer les politiques et règlements d’entreprise. Vous avez besoin d’un processus d’accueil et
d’intégration, et celui-ci s’échelonnera sur plusieurs semaines, voire quelques
mois. Un accueil réussi pourrait faire
la différence entre l’employé stimulé et celui qui disparaitra après quelques
semaines.
Voici 3 phases importantes pour
assurer une bonne intégration de vos nouveaux travailleurs, peu importe le
poste qu’ils occupent.
1. Planifier et organiser le
premier jour de travail
Avant le premier jour de travail, il y a de la préparation à faire. Un plan d’intégration clair et détaillé peut vous aider à ne rien oublier.
- Confirmer la date et l’heure du premier jour;
- Préparer le poste de travail ou autres endroits assignés du nouvel employé (bureau, casiers, espace de travail, etc.);
- Faire les demandes d’accès et préparer les outils nécessaires à ses tâches (ordinateur installé, adresse courriel fonctionnelle, clés ou carte d’accès, équipements de protection individuels, papeterie, etc.);
- Informer l’équipe de l’arrivée du nouveau collègue (courriel de présentation, affichage dans les salles de repos);
- Planifier le déroulement de la première journée de travail (Accueil RH, formation, etc.);
- Préparer un document d’accueil incluant les procédures et politiques, le formulaire des renseignements personnels et le dépôt de la paie, information sur les avantages sociaux, etc.);
- Assigner un mentor ou un collègue qui sera une référence pour le nouvel employé pendant ses premières semaines de travail. Il sera mandaté à répondre aux questions, l’accompagner aux pauses et au diner, l’intégrer pour les activités internes, etc.);
- Et pour un effet WOW, vous pouvez préparer un cadeau de bienvenue avec le logo de l’entreprise afin de favoriser l’appartenance à sa nouvelle équipe (chandail, tasse, casquette, etc.).
Vos employés sont vos meilleurs
ambassadeurs. Ils se sentiront encore plus impliqués et reconnus si vous les
faites participer à la création et la mise en place du programme d’accueil. Les
employés déjà en place peuvent aussi participer à fournir du "feedback"
positif afin de créer un environnement propice à l’apprentissage et pour
développer l’esprit d’équipe.
2. Être prêt pour le premier
jour de travail
Rien n’est plus désagréable que d’arriver dans un nouvel emploi et de se faire dire que personne n’est disponible pour nous accueillir. Il faut donc s’assurer d’avoir des gens disponibles pour faire bonne impression. On peut même commencer par un bon café pour présenter le plan de la journée et détendre l’atmosphère.
- Expliquer l’organigramme de l’entreprise et, plus en détail, son département;
- Remplir les différents formulaires d’entreprise (procédures et politiques, formulaire pour le dépôt de la paie, informations personnelles, etc.);
- Énoncer les avantages sociaux et autres programmes accessibles (vacances, échelle salariale, formations, REER collectif, etc.);
- Visiter l’entreprise et les différents départements;
- Présenter les nouveaux collègues de travail et, plus particulièrement, ceux de son département ou ceux avec qui il collaborera sur une base régulière;
- Introduire les personnes-ressources et le mentor ou collègue qui l’accompagnera dans sa formation et ses premières semaines de travail.
Ne surchargez pas les premières
journées de travail. Les premiers jours sont particulièrement exigeants quand
nous débutons un nouvel emploi. Pourquoi ne pas raccourcir la première journée
et laisser le candidat rentrer chez lui après toutes ces présentations?
3. Un suivi rigoureux
Ce n’est pas encore terminé! Afin de garantir un bon départ, il faut suivre l’employé pendant quelques semaines, voire quelques mois.
Après la première journée de travail :o
Revenir sur la première journée de travail, en
une courte rencontre;
o Valider qu’il connait bien les personnes-ressources
pour répondre à ses questions;
o S’assurer qu’il n’ait pas de questions.
Après la première semaine de travail :
o
Encore une fois, vérifier comment se passe la
formation;
o Présenter le programme d’évaluation de rendement
avec les objectifs personnels d’apprentissage et lui faire part des objectifs d’équipe;
o
Vérifier s’il pense avoir besoin de formations
plus spécifiques;
o
Répondre à ses questions;
o Prévoir une activité d’équipe (il pourrait être intéressant de prévoir une activité sociale tous les mois pour la cohésion d’équipe et souligner l’arrivée des nouveaux employés).
Pendant les prochains mois:
o
Improviser quelques rencontres directement sur
ses lieux de travail;
o Effectuer des rétroactions régulièrement afin de l’informer sur ses progrès et des éléments à améliorer, s’il y a lieu.
Après trois mois au travail :
o
Rencontrer pour l’évaluation de rendement;
o
Retour sur les trois derniers mois.
Souvenez-vous que l’accueil est
un élément important à considérer et jouera un rôle déterminant dans la
rétention du personnel. Évidemment, nous devons le faire pour les employés
physiquement présents sur les lieux travail, mais aussi pour les accueils en virtuel
qui ont pris beaucoup de place dans les dernières années.
La clé repose dans les trois
termes suivants : Préparer, Recevoir, Suivre. Lorsque tout est mis en
œuvre, nous nous assurons une meilleure rétention à court terme de nos employés.
Il faudra ensuite travailler la fidélisation des membres de l’équipe pour une
rétention à long terme.
